Políticas de privacidad

POLÍTICAS DE PRIVACIDAD DE LA APLICACIÓN «ACTAS DE ENTREGA»

Fecha de entrada en vigencia: 13 de marzo de 2025

Última Actualización: 13 de marzo de 2025

 

  1. INTRODUCCIÓN Y ACEPTACIÓN

La presente Política de Privacidad describe cómo la aplicación móvil «Actas de entrega» (en adelante, «la Aplicación»), proporcionada por Universitas Services C.A., con domicilio en el Estado Lara, Venezuela (en adelante, «el proveedor», «nosotros», «nuestro». “Universitas”), recopila, utiliza, almacena, protege y comparte la información personal de sus usuarios.

Al acceder o utilizar la Aplicación, usted («el Usuario») acepta las prácticas descritas en esta Política de Privacidad. Si no está de acuerdo con esta Política, le rogamos abstenerse de utilizar la Aplicación. Esta Política de Privacidad complementa y forma parte integral de nuestros Términos y Condiciones de Uso.

 

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la Aplicación es:

Universitas Services C.A., con domicilio en el Estado Lara, Venezuela

services.universitas@gmail.com

 

  1. INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS

Recopilamos información de diversas maneras cuando usted utiliza nuestra Aplicación:

  1. a) Información proporcionada directamente por usted:
  • Durante el registro inicial: Al registrarse a través de nuestro formulario web, usted nos proporciona:
    • Dirección de Correo Electrónico
    • Nombre
    • Apellido
    • Número de WhatsApp
    • Información sobre la etapa del plazo de tres días para la entrega del acta en la que se encuentra (Día 1, Día 2, Día 3, o No sé)
  • Al elaborar Actas de Entrega (información en los formularios): La información que usted introduce en los formularios de la Aplicación al crear actas de entrega varía según su rol (Servidor Público Saliente, Entrante, Máxima Autoridad) e incluye, pero no se limita a:
    • Datos personales de servidores Públicos y terceros involucrados: Nombre completo, Número de Cédula, Cargo, Profesión, Datos de designación (N° Resolución, fecha, Gaceta N°), Correo electrónico alterno (si se proporciona y autoriza el envío). Para el rol Entrante y Máxima Autoridad, esto incluye datos del Servidor Público Saliente, Entrante, Auditor(a) y Testigos.
    • Datos de la Institución/Dependencia: RIF del órgano/entidad/oficina/dependencia, Denominación del cargo que se entrega, Nombre del órgano/entidad/oficina/dependencia, Ciudad y Estado de suscripción del acta, Dirección exacta de la ubicación.
    • Datos de la entrega: Hora y fecha de suscripción del acta, motivo de la entrega.
    • Información sobre Bienes, Recursos, Expedientes y Anexos: Respuestas (Sí/No/No Aplica) sobre la existencia de documentos específicos (presupuestarios, financieros, inventario, personal, plan operativo, archivo, etc.), selección de tipos de anexos adicionales específicos de ciertas instituciones, respuestas (Sí/No/No Aplica) a preguntas relacionadas con esos anexos adicionales, y descripción libre de los documentos que conforman el Anexo Sexto u otros anexos adicionales.
  1. b) Información recopilada automáticamente:
  • Datos de Uso: Información sobre cómo accede y utiliza la Aplicación, incluyendo la fecha y hora de acceso, las funciones utilizadas, el tipo de actas generadas, la versión de la Aplicación utilizada (Express o Pro).
  • Datos del Dispositivo: Información sobre el dispositivo móvil que utiliza para acceder a la Aplicación, como el modelo de hardware, el sistema operativo y la versión, identificadores únicos de dispositivo.

 

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Utilizamos la información recopilada para las siguientes finalidades:

  • Proveer y mantener la Aplicación: Para operar, mantener y proporcionarle acceso a las funcionalidades de la Aplicación, incluyendo la gestión de su cuenta de usuario.
  • Permitir la Elaboración de Actas: Para procesar la información que usted introduce en los formularios y generar las actas de entrega en formato digital.
  • Gestionar versiones (Express vs. Pro): Para diferenciar las funcionalidades y límites de uso según la versión de la Aplicación a la que usted tiene acceso (gratuita o de pago).
  • Procesar pagos (Versión Pro): Para gestionar y procesar los pagos únicos por el acceso a la versión Pro a través de las pasarelas de pago integradas.
  • Comunicación: Para enviarle correos electrónicos de confirmación de registro, credenciales de acceso, el enlace de descarga de la Aplicación, y, si autoriza el envío, el acta de entrega generada a su correo electrónico principal o alterno.
  • Soporte técnico: Para proporcionarle soporte técnico, especialmente el soporte prioritario para usuarios de la versión Pro.
  • Mejora de la Aplicación: Para analizar el uso de la Aplicación y comprender cómo interactúan los usuarios con ella, lo que nos ayuda a mejorar sus funcionalidades y la experiencia del usuario.
  • Automatizaciones: Para ejecutar automatizaciones y flujos de trabajo internos, que pueden implicar el movimiento de datos entre diferentes servicios utilizados por la Aplicación.
  • Cumplimiento legal: Para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias, responder a solicitudes legales y proteger nuestros derechos e intereses.

 

  1. BASE LEGAL PARA EL TRATAMIENTO (Consideraciones para Venezuela)

El tratamiento de sus datos personales se basa principalmente en:

  • Su consentimiento: Al registrarse y utilizar la Aplicación, usted otorga su consentimiento para la recopilación y el tratamiento de su información personal de acuerdo con esta Política de Privacidad.
  • Necesidad contractual: El tratamiento de ciertos datos es necesario para ejecutar el contrato de servicio entre usted y el Proveedor (es decir, para proporcionarle acceso y funcionalidad de la Aplicación, incluyendo la generación de actas).
  • Cumplimiento de obligaciones legales: El tratamiento puede ser necesario para cumplir con leyes y regulaciones aplicables en Venezuela, especialmente aquellas relacionadas con la gestión pública y la protección de datos.

 

  1. COMPARTIR SU INFORMACIÓN

Compartimos su información personal con terceros únicamente en las siguientes circunstancias y con las finalidades descritas en esta Política:

  • Con otros Usuarios involucrados en el Acta: La información que usted introduce en el formulario del acta (incluyendo datos personales de los servidores públicos involucrados, detalles de la institución, etc.) será visible para los otros usuarios que participen en la elaboración o revisión de esa acta específica (Servidor Público Saliente, Entrante, Máxima Autoridad, Auditor, Testigos), ya que esta información forma parte integral del documento del acta de entrega.
  • Con proveedores de servicios de terceros: Compartimos información con terceros que nos prestan servicios para el funcionamiento de la Aplicación. Estos proveedores de servicios acceden a su información únicamente para realizar tareas en nuestro nombre y están obligados a no divulgar ni utilizarla para otros fines. Estos incluyen:
    • AppSheet: Como plataforma de desarrollo, AppSheet maneja los datos dentro de la estructura de la Aplicación.
    • Stripe, PayPal, WooCommerce: Para procesar los pagos de la versión Pro. Su información de pago se maneja de acuerdo con las políticas de privacidad de estas plataformas.
    • Flodesk: Para el envío de correos electrónicos transaccionales (como credenciales) y las actas generadas (si autoriza el envío por correo alterno).
    • Google Drive: Para el almacenamiento de las actas generadas en formato digital y los datos asociados a su cuenta y uso de la Aplicación. El almacenamiento se realiza en su suscripción de Google One.
    • Zapier: Para automatizar flujos de trabajo que pueden implicar el intercambio de datos entre los servicios mencionados (ej: desde AppSheet a Google Drive o Flodesk).
  • Cumplimiento legal y protección: Podemos divulgar su información si creemos de buena fe que es necesario para:
    • Cumplir con una obligación legal, orden judicial o proceso legal válido en Venezuela.
    • Proteger y defender nuestros derechos o propiedad.
    • Prevenir o investigar posibles infracciones relacionadas con la Aplicación.
    • Proteger la seguridad personal de los usuarios de la Aplicación o del público.
  • Transferencias de negocios: En caso de fusión, adquisición, reestructuración o venta de todos o parte de nuestros activos, su información puede ser transferida como parte de esa transacción. Le notificaremos de cualquier cambio en la propiedad o control de sus datos personales.

No vendemos ni alquilamos su información personal a terceros para fines de marketing directo sin su consentimiento explícito.

 

  1. RESPONSABILIDAD DEL USUARIO SOBRE LA INFORMACIÓN Y LAS ACTAS

Usted reconoce y acepta que es el “único y exclusivo responsable de la veracidad, amplitud, sinceridad, exactitud y legalidad de toda la información que introduce en los formularios de la Aplicación”. El Proveedor actúa únicamente como una herramienta de procesamiento de los datos que usted proporciona para generar un documento digital basado en dicha información.

La Aplicación solo procesa los datos recibidos del Usuario. El Proveedor no verifica ni valida la exactitud o veracidad de la información ingresada. La responsabilidad sobre el contenido del acta generada recae completamente en el Usuario que la elabora y en los servidores públicos cuyos datos y acciones se reflejan en ella, de conformidad con la normativa legal venezolana aplicable a las actas de entrega-recepción.

Una vez que el acta es generada y enviada al correo electrónico proporcionado por el Usuario (ya sea el principal o un correo alterno si se autoriza el envío), en formato Google Docs para permitir modificaciones, el Usuario es el único responsable del manejo posterior de dicha información y del documento generado. Esto incluye, pero no se limita a, su almacenamiento, reenvío, copias, reproducción, distribución o cualquier otra acción que realice con el acta. El Proveedor no asume responsabilidad alguna por el uso o la gestión que el Usuario haga del acta una vez que ha sido entregada por correo electrónico.

Al autorizar el envío del acta a una dirección de correo electrónico alternativa, usted confirma que tiene la debida autorización para compartir dicha información con el titular de esa cuenta de correo y asume la total responsabilidad por dicho envío y el manejo subsiguiente del documento.

 

  1. ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE DATOS

Almacenamos la información recopilada, incluyendo las actas generadas, en [Mencionar específicamente: su suscripción de Google Drive asociada a Google One].

Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas razonables para proteger la información personal contra acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción. Sin embargo, ninguna transmisión de datos por Internet o sistema de almacenamiento digital puede garantizar una seguridad del 100%. Por lo tanto, aunque nos esforzamos por proteger su información personal, no podemos garantizar su seguridad absoluta.

 

  1. RETENCIÓN DE DATOS

Retendremos su información personal sólo durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fue recopilada, incluyendo para cumplir con nuestras obligaciones legales, resolver disputas y hacer cumplir nuestros acuerdos.

La información contenida en las actas de entrega se retendrá de acuerdo con los períodos de retención que usted gestione directamente en su cuenta de Google Drive, así como cualquier requisito legal o administrativo aplicable en Venezuela a la retención de este tipo de documentos públicos.

 

  1. SUS DERECHOS

De acuerdo con la legislación aplicable en Venezuela en materia de protección de datos (Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Ley Sobre Protección a la Privacidad de las Comunicaciones, Ley Especial contra los Delitos Informáticos), usted puede tener ciertos derechos sobre su información personal. Estos derechos pueden incluir:

  • Derecho de acceso: Solicitar acceso a los datos personales que tenemos sobre usted.
  • Derecho de rectificación: Solicitar la corrección de datos personales inexactos o incompletos.
  • Derecho de supresión/eliminación: Solicitar la eliminación de sus datos personales en ciertas circunstancias.
  • Derecho de oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos personales en ciertas circunstancias.
  • Derecho a la portabilidad de datos: Recibir una copia de sus datos personales en un formato estructurado y de uso común.
  • Derecho a retirar el consentimiento: Si el tratamiento se basa en su consentimiento, tiene derecho a retirarlo en cualquier momento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, por favor contáctenos utilizando la información de contacto proporcionada en la sección 13. Podríamos solicitarle que verifique su identidad antes de responder a dichas solicitudes.

 

  1. PRIVACIDAD DE LOS NIÑOS

La Aplicación está destinada al uso por servidores públicos en Venezuela, quienes generalmente son adultos. No recopilamos intencionalmente información personal de menores de edad sin el consentimiento verificable de sus padres o tutores legales. Si usted es padre o tutor y tiene conocimiento de que su hijo nos ha proporcionado información personal, por favor contáctenos. Si descubrimos que hemos recopilado información personal de un menor sin la verificación del consentimiento parental, tomaremos medidas para eliminar esa información de nuestros servidores.

 

  1. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Podemos actualizar nuestra Política de Privacidad periódicamente. 

Se le recomienda revisar esta Política de Privacidad periódicamente para cualquier cambio. Los cambios a esta Política de Privacidad son efectivos cuando se publican en esta página.

 

  1. CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad o sobre nuestras prácticas de datos, por favor contáctenos en: services.universitas@gmail.com

AL UTILIZAR LA APLICACIÓN, USTED RECONOCE QUE HA LEÍDO ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y ACEPTA LOS TÉRMINOS EN ELLA DESCRITOS.