Consideraciones generales para la elaboración Actas de Entrega
Para garantizar un proceso de entrega-recepción transparente, eficiente y conforme a las normativas vigentes, te invitamos a leer detenidamente las siguientes consideraciones:
¡Léelas antes de elaborar tu acta!
¿Qué es un acta de entrega?
Documento formal que certifica la situación patrimonial, financiera, funcional de un órgano u ente público, con ocasión de la separación o ingreso del cargo y en resguardo de la delimitación de responsabilidades del servidor público que recibe como del que hace entrega.
¿Quiénes están obligados a elaborar el acta de entrega al cesar en su empleo, cargo o función?
El servidor público con funciones públicas, ya sean permanentes o transitorias, remuneradas o gratuitas, elegido, nombrado, designado o contratado por la autoridad competente, y que desempeñe actividades en nombre de los organismos y entidades mencionadas en el Artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
El servidor público que administre, maneje o custodie recursos o bienes públicos debe entregar formalmente los recursos o bienes al órgano, entidad, oficina o dependencia correspondiente al cesar en su empleo, cargo o función, así como las máximas autoridades jerárquicas y responsables de oficinas o dependencias, o la persona designada por la máxima autoridad.
¿Cuáles son las causas que justifican la entrega del acta al cesar en el empleo, cargo o función de un servidor público?
Renuncia, remoción, destitución, jubilación, incapacidad absoluta, supresión del cargo, ascenso, comisión de servicio, licencia, inhabilitación, revocatoria del mandato, declaración de abandono del cargo, muerte.
¿Qué aspectos se deben considerar en relación a la oportunidad y plazo de la entrega del acta?
Materialización de la entrega
La entrega se efectuará mediante acta elaborada por el servidor público saliente.
Plazo para la entrega
Debe llevarse a cabo en la fecha de toma de posesión del nuevo servidor público o dentro de un plazo máximo de tres (3) días hábiles posteriores a dicha toma de posesión.
Falta de sustituto
Si no hay nombramiento o designación del nuevo funcionario al momento de la separación del cargo, la entrega se realizará al funcionario designado por la máxima autoridad jerárquica del ente u organismo correspondiente.
¿Qué documentos adicionales deben incluirse junto con el acta de entrega al cesar en el cargo, y cómo contribuyen a la validez y alcance del acta?
Documentación adicional
Son documentos complementarios que se incluyen junto con el acta principal, los cuales sirven para proporcionar información adicional, evidencias o soporte a los contenidos del acta. Esta documentación puede variar según el contexto y las necesidades del ejercicio, y su inclusión depende del criterio del servidor público responsable, con el objetivo de fortalecer la validez y el alcance de lo registrado en el acta. Ejemplos de documentos adicionales incluyen: informes sobre el estado de reclamaciones laborales, procedimientos disciplinarios, contratos vigentes, inventarios de software, entre otros.
¿Qué información económica y financiera específica debe incluirse en las actas de entrega para garantizar la transparencia y continuidad de la gestión, según el Reglamento N.º 1 de la LOAFSP?
Cuando por cualquier causa, el funcionario responsable de una unidad administradora cese en el ejercicio de sus funciones se debe incluir además de los anexos indicados en el Artículo 11 de las Normas, de los anexos que establece el Reglamento No. 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario.Cuando por cualquier causa, el funcionario responsable de una unidad administradora cese en el ejercicio de sus funciones debe incluir además de los anexos indicados en el Artículo 11 de las Normas, de los anexos que establece el Reglamento No. 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario.
Determinación del resultado del presupuesto de ingresos (Art. 114):
Aunque el ejercicio no haya culminado, se debe presentar un informe con los ingresos recaudados hasta la fecha de la entrega, comparándolos con lo estimado en la Ley de Presupuesto y sus modificaciones. Este informe, elaborado según las normas de la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, permite evaluar la ejecución presupuestaria hasta el momento de la entrega.
Ingresos liquidados pendientes de recaudación
Se debe detallar los ingresos que, aunque liquidados al 31 de diciembre del ejercicio anterior, aún no han sido recaudados. Estos ingresos, según el Art. 56 de la LOAFSP, formarán parte del ejercicio en curso.
Excedentes de caja no comprometidos
Se debe informar sobre los excedentes de caja no comprometidos estimados al 31 de diciembre del ejercicio anterior, proporcionando una visión de la disponibilidad financiera al inicio del nuevo ejercicio.
Modificaciones presupuestarias
Se debe presentar una relación detallada de las modificaciones presupuestarias realizadas hasta la fecha de la entrega, documentando cualquier cambio en la asignación de recursos.
Gastos comprometidos y no causados
Se debe incluir una relación de los gastos comprometidos pero no causados al final del ejercicio anterior, especificando la categoría presupuestaria, el beneficiario y el monto. Esta información es crucial, ya que estos gastos afectarán el presupuesto del ejercicio en curso.
¿Cuáles son los requisitos formales que deben cumplirse en la elaboración del acta de entrega, incluyendo especificaciones sobre presentación, formato y anexos?
Características de forma del acta de entrega
Se refiere a las especificaciones y requisitos que deben cumplirse en la presentación física y visual del acta de entrega. Esto incluye los siguientes aspectos:
- Tipo de papel, tamaño, diseño, tipografía, formato de texto.
- Uso de elementos gráficos (como el logo institucional).
- La manera en que se deben presentar los anexos.
Estas características aseguran que el documento sea claro, profesional y cumpla con los estándares establecidos para su validez y reconocimiento oficial. Se sugiere presentar en papel bond blanco, tamaño oficio, con el logo institucional en la parte superior izquierda. Se utilizará tinta negra y el texto general en tipo Arial, tamaño 12, con interlineado de 1.5 líneas. Para resaltar información, se debe usar negrita. Los anexos deben ser especificados con su formato (digital y/o físico) y numerados de manera correlativa (Anexo 1, Anexo 2, etc.). Los anexos deben elaborarse en original y tres copias certificadas, firmadas y selladas por los funcionarios correspondientes.
¿Qué observaciones puede realizar el servidor público entrante durante la elaboración del acta de entrega, y cuáles son sus derechos en este proceso?
Derechos del servidor público entrante
Se refiere a las facultades que tiene un servidor público al asumir un nuevo cargo o función dentro de la administración pública. El servidor público entrante se reserva el derecho de presentar aclaratorias, observaciones o comentarios en dos momentos diferenciados con relación al acta de entrega.
El Servidor Público que asume un cargo tiene, al momento de firmar el acta de entrega, la oportunidad de dejar constancia en dicho documento, de los errores, deficiencias u omisiones que se hayan observado durante su elaboración.
El Servidor Público entrante que con posterioridad a la suscripción del acta de entrega tenga observaciones contenidas en esta, que puedan dar lugar al ejercicio de la Potestad de Investigación y de ser el caso, al inicio del procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades, lo informará por escrito al Órgano de Control Fiscal competente, dentro de los ciento veinte (120) días hábiles siguientes a su suscripción.
La facultad de verificación de la sinceridad y exactitud del acta de entrega constituye una responsabilidad ineludible que corresponde a la unidad de auditoría interna. (Circular 01-00-871 CGR).
¿A qué entidades se debe remitir el acta de entrega una vez elaborada, y cuál es el procedimiento correspondiente?
Remisión de documentación
El acta de entrega y sus anexos se elaborarán en original y tres (3) copias certificadas. Una vez suscrita el acta: El original se archivará en el despacho de la máxima autoridad jerárquica del órgano o entidad, o en la oficina o dependencia que se entrega.
- Una copia certificada se entregará al servidor público que recibe.
- Una (1) al servidor público que entrega.
- Una (1) a la unidad de auditoría interna del órgano o entidad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de suscripción de la mencionada acta.
En el caso de la entrega de una unidad de auditoría interna, se debe remitir una copia certificada del acta y sus anexos al órgano de control fiscal externo competente. Si la entrega corresponde a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional o a un órgano de control fiscal externo, se enviará el acta y sus anexos a la Contraloría General de la República. Si la entidad no cuenta con unidad de auditoría interna, el acta de entrega se remitirá a la unidad de auditoría interna que haya asumido las funciones correspondientes.
Con las consideraciones generales presentadas en este instructivo, se ofrece una guía clara y detallada para la elaboración del acta de entrega.
Se invita a proporcionar la información necesaria para completar este documento de manera efectiva. Es relevante destacar que el formulario ha sido estructurado en secciones para facilitar su lectura y comprensión.
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